Qué pasa con BogData?

En Colombia tenemos ciertas creencias o mapas mentales rígidos y ortodoxos frente al manejo de la información, los avances tecnológicos y la implementación de sistemas de información.  Esto lo digo desde mi experiencia como promotor de nuevas tecnologías especialmente en el sector público en donde urge su acelerada implementación.
Es un paso urgente para promover la transparencia y avanzar de manera rápida a un estado tecnológico y digital.

La última semana se han dado varios debates en el concejo de Bogotá alrededor del funcionamiento del sistema de información BogData, tanto en la estructuración de este proyecto como en su efectividad.

Estos debates fueron acelerados por varios eventos que han afectado tanto a la ciudadanía como a funcionarios, puntualmente lo sucedido en Octubre de 2020 cuando aproximadamente 36.000 contratistas se vieron afectados durante 3 meses por el NO pago de sus honorarios dada la imposibilidad de expedir CDP (Certificados de Disponibilidad Presupuestal) y RP (Registros presupuestales) por el sistema y más recientemente las fallas en el core tributario que causó un colapso en el pago de los impuestos y el acceso a los descuentos por pronto pago por parte de la ciudadanía capitalina.

El debate, muy loable y necesario a mi parecer, nos deja además de reflexiones a nivel contractual y técnicas, una necesidad de dar claridad a la ciudadanía y especialmente a nuestros cabildantes, sobre algunos conceptos y precisiones alrededor del desarrollo e implementación de sistemas de información tipo Core (Sistemas correspondientes a la Misionalidad de la empresas) de la magnitud de BogData; esto, con la finalidad de ofrecer cada ves más profundidad y elementos puntuales para que este tipo de debates no se queden solo con la generalidad y en percepciones que se masifican y terminan influenciando al final, la toma de decisiones técnicas y políticas alrededor del objeto del debate.

Importante dar contexto con algunos datos que pueden ser muy técnicos pero necesarios:

• El sistema de información que reemplazó BogData se llama Si-Capital y fue creado en 1998, año desde el cual se encontraba en funcionamiento.
• Si-Capital consta de módulos administrativos (Compras, inventarios, Contratación), financieros (Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Pac) y módulos administrativos (terceros) y demás desarrollados de manera autónoma por otras entidades; todo lo anterior corresponde a un ERP (Sistemas de apoyo administrativos y financieros); y otros módulos adicionales solo para hacienda correspondientes a sistemas tributarios.
• Si-Capital, aunque fue desarrollado por la Secretaría de Hacienda Distrital, fue cedido e implementado en la mayoría de entidades del Distrito y en muchas entidades a nivel no solo Nacional sino territorial en varios municipios y departamentos.
• Esta distribución de software se dio dado su costo cero ($0) de adquisición por parte de las entidades, ya que a través de la figura de convenios interadministrativos se “cede” el software con la condición de la entidad receptora asumiera los costos de implementación y personalización del mismos y que las mejoras desarrolladas se pueden transferir también a costo cero a las entidades que las requieran.
• Si-Capital se desarrolló bajo tecnología Oracle, tanto a nivel de base de datos como de aplicación (Forms & Reports), posteriormente se migró a plataformas Web Logic y java, también de Oracle.
• Tanto el código de la aplicación como los datos almacenados debían ser custodiados por la empresa usuaria en sus centros de datos locales.
• Bogdata surge de la necesidad de integrar todos los sistemas de información financieros y tributario del Distrito Capital, una arquitectura similar a la que usa la Nación con el aplicativo SIIF.

Ahora bien, desde mi punto de vista, quiero dejar algunas reflexiones y claridades basadas en mi experiencia que pueden aportar algún valor adicional al momento de dar este tipo de debates en lo escenarios de control político respectivos:

1. ¡El sistema SI-CAPITAL podía haberse mejorado! A mi parecer NO, y lo digo no solo teniendo en cuenta el contexto dado anteriormente sino basado en el análisis de costos que esto implicaba, el cual la misma SHD calculó en 172.000 Millones solo con los ajustes de la versión de la SHD, es decir, sin calcular los costos y riesgos de cada una de las entidades que cuentan con este sistema y que también debían invertir en ajustes propios. Adicionalmente, la tecnología con la que está desarrollado Si-Capital viene cada vez más en un proceso de rezago, y su actualización podría implicar el mismo o mayor esfuerzo que el desarrollo de un Core nuevo.
2. ¡El proyecto se estimó a dos años y ya llevan 5 años! Seguramente seguirá mejorándose durante 5 años y más, la magnitud de este tipo de sistemas de información demanda que todos los años, requiera de inversión no solo para mantener su funcionamiento sino para sus actualizaciones y mejoras. No solo la tecnología es dinámica y avanza cada vez con mayor velocidad, sino que los proceso y procedimientos asociados a la gestión pública también deben serlo, y los sistemas de información deben responder de manera urgente a esta dinámica.
3. ¡Se terminó involucrando a SAP con contratos adicionales! Esto es producto del proceso de contratación, el cual dio como resultado que la plataforma tecnológica sobre la que se desarrollaría el Sistema Core de Hacienda sería SAP, en este instante se generar exclusividad con el fabricante, de la misma forma que antes con SI-Capital, se tenía exclusividad con Oracle y era directamente con ellos la adquisición y actualización del licenciamiento, a partir de este nuevo sistema, dichos productos se deben adquirir directamente con SAP. Esta exclusividad es permitida por la ley en el entendido de los niveles de manejo comercial en tecnología entre fabricantes, mayoristas y minoristas.
4. ¡En dónde está la nube, en Canadá o en dónde?! Este a mi parecer es el mapa mental más urgente de romper en el sector público, un ideario que supone que los datos tienen que estar en una caja, en una oficina, encerrada bajo llave y que solo una persona debe ser la encargada de manejar esa llave; supone que cualquier cosa diferente a esto implica que la información es pública, insegura y está expuesta a cualquier persona que quisiera usarla, lo cual es errado. De hecho, el almacenamiento de datos en la nube es una práctica que cada vez se está volviendo más recurrente en el sector público a nivel global. Lo anterior dado los grandes avances en seguridad de la información que han desarrollado los proveedores de soluciones en la nube. Esto sin detallar los beneficios en disponibilidad, portabilidad y costos ocultos que se ahorran las entidades con soluciones en la nube.

Dejo para terminar algunas conclusiones alrededor de este tema como beneficio de inventario:

1. Es urgente que nuestros gobernantes y representantes comprendan con más profundidad el valor de las nuevas tecnologías en la gestión pública, su aporte en la búsqueda de la transparencia y eficiencia en los procesos; y los beneficios que al final deben ser percibidos por la ciudadanía. Satanizar el salto a nuevas tecnologías es nocivo en el camino de modernización del estado.
2. La implementación de un sistema de información no es un proceso fácil ni económico, supone el manejo de muchas variables internas y externas dependiendo de la magnitud de la solución, en donde la planeación, la mayoría de las veces, difiere de la ejecución. La tecnología avanza a una velocidad que implica estar a la altura para responder de la misma forma, no quedar rezagado y responder a los nuevos retos que las entidades demandan.
3. Este proyecto no se debe analizar como un sistema de información exclusivo de la Secretaría de Hacienda, en esfuerzo y en costos, sino que debe ser analizado como un sistema Distrital, en donde los usuarios no son los ciudadanos, sino las áreas administrativas y financieras de todas las entidades del distrito, dado su rol de sistema integrado distrital. Adicionalmente, por lo general el análisis de costos de este tipo de proyectos transaccionales puede hacer teniendo en cuenta lo esperado a recaudar frente al costo anual del proyecto, si BogData está diseñado para recaudar 6 Billones de pesos anuales y su implementación está sobre los 70.000 Millones de pesos en los ultimo 4 años, esto implica que se está destinando menos del 1% anual del recaudo para el mantenimiento de su sistema de información, costo comprensible para este tipo de proyectos.
4. Son evidentes las deficiencias de planeación y ejecución que existieron en este proyecto, sin embargo, no lo suficientes para incentivar como salida pronta, la caducidad de este contrato, en esta etapa del proyecto sería más que irresponsable tomar esa decisión y carecería de sustentos técnicos contundentes que la justifiquen. En su defecto, lo que si se debe hacer, es ejecutar un plan de choque contundente que asegure victorias tempranas y la puesta en marcha de funcionalidades específicas (EJ: Botón de pago por PSE en una semana, cargue de terceros completo en dos semanas, etc)
5. Paralelamente se deben que activar todos los mecanismos técnicos, contractuales y legales necesarios para que el contratista llegue a feliz término con este proyecto; so pena de las sanciones y activaciones de pólizas correspondientes.
6. BogData no puede dar vuelta atrás, sería realmente muy negativo para la ciudad, al contrario requiere el apoyo de todos los funcionarios, contratistas, entes de control, cabildantes y demás actores involucrados que desde sus propios estadios cuiden y aseguren su implementación efectiva. Como lo manifesté al inicio, se deben seguir haciendo debates de control por parte del cabildo distrital alrededor de este proyecto, pero cada vez más profundos y argumentaos; menos peyorativos y superficiales; dirigidos a minimizar riesgos para asegurar su buen término.

Por último, este proyecto vuelve a evidenciar las limitaciones que aún existen en la gestión pública, la necesidad de mejorar la gestión contractual alrededor de la adquisición de tecnología, el uso efectivo de vigencias futuras, la compra de servicios en la nube, adquisición de suscripciones, pago de servicios a través de tiendas virtuales, pagos con tarjeta de crédito, servicios de desarrollo tercerizados, entre otros, todo esto, sin contar siquiera con las nuevas herramientas, instrumentos y posibilidades que la nueva economía digital está generando como cryptomonedas, uso de tecnología blockchain entre otros.

César Intriago

Emprendedor, a pesar de los trillado que está el concepto.
Sueño con una sociedad que vuelva a creer y a confiar, en donde el conocimiento no sea un privilegio.
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