Listos para teletrabajar?

7/5/2020

La "Crisis" de la pandemia del COVID19 sin duda ha generado cambios en todos los sectores de la sociedad, en unos más que otros pero de alguna forma todos se han obligado a replantearse; y me refiero a "Crisis" en el sentido propositivo de lo que significa, ya que está demostrado que estas coyunturas son absolutamente necesarias para la evolución en cualquier aspecto, ya sea personal, social, humano, económico o empresarial.

En este sentido quiero referirme especialmente al ámbito laboral ya que esa "Crisis" ha obligado a las empresas en algunos casos a resideñar sus procesos y procedimientos para así responder a las nuevas normas y cambios de comportamiento de la sociedad, y en otros casos ha obligado a acelerar cambios que eran absolutamente necesarios y urgentes para evolucionar, y que estaban en mora dadas las prioridades inmediatas de los directores y gerentes de entidades, especialmente en el sector público. Uno de esos cambios, es el Teletrabajo.

Entonces, ya que el mundo tomó la decisión por nosotros, lo responsable es hacer ya, lo que debimos hacer hace años, específicamente desde el 2008, cuando se aprobó la Ley 1221, con la cual se busca promover la adopción del teletrabajo como modalidad laboral en el país, cuatro años después, en el 2012, el Presidente de la República, junto a los Ministros del Trabajo y de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, expidieron el Decreto 0884, que la reglamenta, y hago un recuento de esto para dejar ver la evidente falta de voluntad que en su momento los gobiernos de turno tuvieron frente a este tema.

Entonces, la pregunta es: Estamos listos para el teletrabajo?

Muy pocos argumentos en contra de la implementación del teletrabajo existen, realmente son más los mitos y barreras culturales que las realidades en este aspecto: "que no se puede controlar al empleado", "que se disminuye la productividad", "que se trabaja cuando quiera", "que no es posible concentrarse desde la casa entre otros". Todo esto se configura más bien, por la falta de implementación de un sistema de teletrabajo real y eficiente.

Al contrario de esto, el teletrabajo:

Fuente: Libro Blanco | El ABC del Teletrabajo en Colombia

Por eso es importante tener en cuenta las siguientes acciones y requisitos mínimos que tanto empleador como empleado deben tener en cuenta para comenzar a teletrabajar:

Por parte de la Empresa

Contar con el convencimiento y apoyo pleno de los directivos de la Empresa

Nombrar un equipo encargado de la implementación del proyecto de teletrabajo

Ajustar su marco jurídico y procedimental para la implementación del teletrabajo

Proveer de 2 a 5 Mbps de banda Ancha por teletrabajador

Reservar de 0.5 1 Mbps de salida a Internet por Teletrabajador

Proveer a los funcionarios:

E-mail o correo electrónico
Mensajería instantánea
Sistema Documental
Sistema de flujo de trabajo
Sistema de comunicaciones unificadas
Sistema de colaboración

Tener a disposición por teletrabajador:

Computador de escritorio o portátil
Teléfono IP
Teléfono Inteligente
Tableta
Terminal de videoconferencia

Contar con un Centro de Datos, Servicio de nube privada o Servicio de Nube Pública

Proveer seguridad Informática tal como:

VPN o Red Privada Virtual
Sistema de gestión remota de PC (antivirus y soporte de escritorio)
Sistema de copia de respaldo remoto
Cifrado de datos
Múltiple factor de autenticación

El pre-alistamiento solamente tecnológico de las empresas implica un mínimo de cada uno estos componentes, de acuerdo al tamaño, al nivel de disponibilidad de operación y al modelo de negocio de la misma. Sin embargo dichos componentes deberían estar disponibles y activos en el proceso de teletrabajo. Aunque el teletrabajo infiere el aprovechamiento de los recursos del teletrabajador (Equipo, conectividad, puesto de trabajo entre otros), no se puede delegar la responsabilidad de temas como la seguridad de la información y la disponibilidad de los sistemas.

Por eso como mínimo, la entidad debe ser responsablede asegurarle al teletrabajador:

Una herramienta de Antivirus instalado en el equipo del empleado
Una herramienta de correo electrónico
Un protocolo de respaldo de Archivos para copias de seguridad
Una herramienta para proveer soporte remoto
Un sistema de Gestión Documental para el manejo de comunicaciones oficiales
Una herramienta de ofimática colaborativa (Office 365, Google Docs, entre otras)
Un sistema de teleconferencia (Teams, Zoom, Google Meeting, WebEx entre otros)

La seguridad de la información no se debe delegar completamente al empleado y la empresa sigue siendo responsable de la misma.

Recuerde: Es absolutamente necesario que los jefes y directivos sean los primeros convencidos de los beneficios del teletrabajo, en algunas ocasiones son estos los que más barreras colocan para el éxito de la estrategia, razón por la cual fracasa.

Fuente: Libro Blanco | El ABC del Teletrabajo en Colombia

Por parte del Empleado

Tener toda la disposición adaptarse al cambio

Disponer de mínimo una canal de salida a Internet de 10 Mbps

Un espacio de trabajo que cuente con:

Luz natural
Buena ventilación
Un escritorio y una silla que cumplan con los mínimos ergonómicos exigidos por las ARL's
Exclusivo y con bajos niveles d ruido

Un teléfono móvil o Smartphone

Computador de escritorio, portátil o tableta con Cámara de video y micrófono

El alistamiento del empleado para poder teletrabajar no solo se resume a un espacios adecuados y con todas las herramientas físicas y tecnológicas, los cuales son fundamentales para asegurar un trabajo de calidad, también implica un cambio de cultura y un grado de responsabilidad mayor, esto es:

Definir un espacio de tiempo exclusivo para teletrabajar, estar en casa no significa que el tiempo dedicado a las actividades laborales se confunda con las actividades relacionadas con la casa o el hogar.
Adecuar un espacio de trabajo óptimo, en lo posible, un espacio con bajo nivel de ruido externo, con buena iluminación, buena circulación de aire, un espacio agradable en donde nos sintamos a gusto.
Tener disposición de servicio, es clave que como empleados, estemos activos a las horas acordadas en conjunto con mi superior, que seamos puntuales en las citaciones a reuniones virtuales y que se responda con los compromisos y tareas en las fechas acordadas.

A quién beneficia el teletrabajo?

El teletrabajo es una modalidad de trabajo que beneficia a #TODOS, a ambas partes, tanto a empleados como a empleador, pero es muy importante tener claro que esto se basa en la generación de confianza, es decir, que tanto empleado como empleador debe sentirse tranquilos con esta forma de trabajo, el empleado debe sentir que tiene el acompañamiento de la empresa y que mejora su calidad de tiempo y por consiguiente su calidad de vida, y el empleado, sintiendo que mejora la productividad y retorna su inversión al apostarle a esta estrategia y vé resultados de calidad y oportunos.

Ser teletrabajador implica ser mucho mas responsables, es entregar los mejor de cada uno para devolver la confianza y autonomía dada por el empleador.

El Teletrabajo es #CulturaCiudadana

Reflexión Final

El teletrabajo no solo debe ser el resultado de la coyuntura actual causada por la pandemia del COVID19, es una deuda que tenemos con nuestro entorno, con el medio ambiente, con el planeta y con las próximas generaciones, e implica un cambio de conciencia, de comportamiento, un cambio de mentalidad basada en la #Empatía hacia el mundo exterior, hacia los demás.

Los beneficios socio ambientales son varios:

La reducción de la huella de carbono generada por el desplazamiento de trabajadores a la empresa y el uso de energía en las oficinas.
Reducción en el consumo de combustibles fósiles y contaminantes.
La Inclusión de trabajadores en situación de discapacidad o en situaciones especiales.
El mejoramiento de la movilidad en la ciudad.
La reducción del tráfico en horas pico.
Mejoras en la salud:
- Al reducir el estrés derivado de los desplazamientos y los gastos asociados.
- Al generar oportunidades de incluir en la rutina diaria tiempo para el cuidado físico.
- Mejoras en la alimentación al consumir alimentos preparados en sus hogares.
Mejora los lazos familiares y vecinales al tener mayor presencia física en el hogar y otros espacios de socialización, entre muchos otros.
Mejora la calidad de vida de todos.

O Cambiamos o estamos destinados desaparecer. Teletrabajemos!

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